Come sopravvivere al diluvio di email

È innegabile che l’email è ancora il nostro principale mezzo di comunicazione online, soprattutto in ambito lavorativo dove si assiste spesso a veri e propri disturbi compulsivi.

Le evidenze

I numeri parlano chiaro e dimostrano quanto sia preoccupante il fenomeno. Un sondaggio di Adobe datato 2019 e realizzato negli Stati Uniti su un campione di mille “colletti bianchi” evidenzia come ogni impiegato spende in media tre ore e mezza al giorno incollato alla posta elettronica lavorativa.

Quasi sei ore al giorno se si aggiungono le email personali.

Sempre secondo il sondaggio, le email di lavoro vengono aperte più frequentemente delle email personali, rispettivamente 80% e 57%.

Secondo alcune ricerche, l’impiegato medio riceve 147 messaggi al giorno, accede alla posta elettronica 11 volte all’ora e apre le email entro 6 secondi dalla notifica.

Se ai dati precedenti si aggiunge che, del campione analizzato:

• il 13% ha dichiarato di controllare le email di lavoro mentre è ancora a letto
• il 15% mentre fa il pendolare
• il 25% mentre fa colazione

parrebbe naturale ritenere di essere di fronte a un vero e proprio abuso di questo mezzo di comunicazione.

Da questo emerge che inevitabilmente le azioni di leggerle e rispondere sono diventate una specie di “secondo lavoro”. Spesso gestito al di fuori degli orari d’ufficio (con inevitabili implicazioni sulla vita privata).

L’ansia da email

Il prezzo che si paga: perdita di concentrazione su quel che si sta facendo, diminuzione della produttività e aumento dello stress.

Uno studio, presentato dall’Università della California nel 2008, ha rivelato che, a fronte di una distrazione, sono necessari ben 23 minuti e 15 secondi per tornare a svolgere i propri compiti. Se si moltiplica il tempo di una distrazione per tutte quelle che avremo nel resto della giornata, ci renderemo presto conto del perché lavoriamo fino a tardi per terminare ciò che non si è finito.

Le tecnologie digitali hanno introdotto sostanziali modifiche nella sfera lavorativa di un numero estremamente elevato di persone…
A fianco delle numerose opportunità e dei cambiamenti positivi che hanno accompagnato la diffusione delle nuove tecnologie digitali, sono emerse tuttavia anche alcune criticità. Una di queste è il cosiddetto “stress digitale”. Tradizionalmente, con il termine stress si indica quella situazione in cui il carico di richieste cognitive supera le risorse disponibili a fronteggiarle (Lazarus e Folkman 1984). Con il termine stress digitale, come è facile intuire, ci si riferisce allo stress che deriva dall’uso delle tecnologie digitali.

Marco Fasolo e Gianluigi Bonanomi – Lo stress digitale: un nuovo fenomeno da monitorare e gestire (N.621 della rivista Personale e Lavoro)

Secondo una ricerca della Lehigh University, le email post lavoro sono infatti alla base dei sempre più frequenti esaurimenti emotivi, oltre che un ostacolo per un sereno equilibrio tra lavoro e famiglia.

Il diritto alla disconnessione

Prendendo atto del fenomeno, in Germania e Francia si è legiferato in merito al “diritto alla disconnessione”, riconoscendo agli impiegati la facoltà di non rispondere a email e telefonate fuori dagli orari di lavoro.

In Italia la situazione è più nebulosa e dove non arrivano le leggi molto spesso arrivano gli accordi privati fra le parti. Il primo (e al momento unico) riferimento legislativo in materia in Italia è stato introdotto con la legge che disciplina lo smart working (legge 81 del 2017).

Principi psicologici alla base dell’ansia da email

Vero è che siamo noi i primi a rispondere alle notifiche di arrivo di una email. I principi psicologici che ci portano ad essere così tempestivi nell’azione sono stati descritti da Jocelyn K. Glei nel suo libro “Unsubscribe: come uccidere l’ansia da posta elettronica, evitare le distrazioni e fare un vero lavoro”. Possiamo così riassumerli:

• Pianificazione della ricompensa variabile: l’email è come una slot machine e non sappiamo mai quando potrebbe arrivare un messaggio importante, quindi siamo portati a controllare continuamente finché la dopamina (ormone del piacere e della ricompensa) non sale al nostro cervello;
• Debito sociale: quando qualcuno impiega del tempo per inviarci un messaggio, spesso sentiamo che dobbiamo rispondere in fretta e se non rispondiamo, ci sentiamo in colpa;
• Inclinazione al completamento: quando inviamo una email, o quando abbiamo terminato le email da leggere, abbiamo la sensazione di aver completato qualcosa (altro colpo di dopamina). Ci sentiamo come se stessimo facendo progressi quando, in realtà, stiamo solo concentrandoci sulle cose più facili.

Netiquette

Di base anche per le email devono valere le regole della comunicazione online (la netiquette , ossia un insieme di regole per la comunicazione e convivenza online tra cui quelle da applicare alla scrittura di un messaggio di posta elettronica). Tra queste :

• l’oggetto della e-mail dovrebbe essere già un messaggio “ridotto”, dove indicare gli elementi essenziali sviluppati nel contenuto successivo;
• scrivi e-mail chiare e concise, in modo che siano il più efficaci possibile. Se sono necessarie troppe parole, vale la pena considerare di fare una telefonata o una riunione con la persona interessata;
• nelle prime righe della email in genere dovrebbero essere racchiuse tutte le informazioni essenziali che intendiamo comunicare;
• se stiamo avendo uno scambio con un nostro collega o con una persona con cui abbiamo già confidenza non cediamo troppo a un tono colloquiale ed evitare battute o riferimenti “extra” non pertinenti;
• la dimensione del carattere da utilizzare è quasi sempre il minuscolo: va ricordato che in Rete il maiuscolo viene utilizzato come equivalente di un urlo o comunque di una parola pronunciata ad alta voce;
• sì a sigle e acronimi, purché già sdoganati e non di nostra invenzione;
• sì alle emoticon, da usare però con moderazione e solo se il contesto del messaggio lo richiede;
• prima di inserire qualcuno in copia conoscenza alla nostra e-mail, domandiamoci sempre se la sua presenza è davvero necessaria. Rispettiamo eventuali gerarchie presenti in azienda.

Gestione strategica

Cerchiamo anche di tenere presenti alcuni consigli su come gestire in modo più strategico la posta elettronica (e di conseguenza il nostro tempo):

• creiamo una tua categorizzazione delle e-mail in base all’importanza del mittente o dell’argomento;
• impostiamo regole ad hoc, in modo che ogni e-mail contenente determinate parole chiave venga automaticamente inserita in una certa categoria. La celerità con cui dovremo rispondere terrà conto di questa categorizzazione;
• controlliamo e gestiamo la posta elettronica a orari prestabiliti durante il giorno. In questo modo, potremo essere strategici anziché reattivi con i messaggi in arrivo. Ricordiamo ovviamente di disabilitare le notifiche e i pop-up;
• cancelliamo tutti quei messaggi che non possono essere di alcuna utilità, anche richiedono la cancellazione dalle mailing list che si ha la tendenza di eliminare;

Ed infine, teniamo traccia di quante volte controlliamo la posta elettronica al giorno. Acquisiremo maggiore consapevolezza di ciò che ci spinge a controllare l’email e forse impareremo a farlo in maniera meno compulsiva e continua.

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